Överlämning från Bas-P till Bas-U – förbered mötet och underlagen

När projekteringen närmar sig byggstart ska det arbetsmiljöarbete som bedrivits under planering och projektering föras vidare till det skede där arbetet faktiskt utförs. Enligt AFS 2023:3, 3 kap. 18 §, ska Bas-P innan det första byggnads- eller anläggningsarbetet påbörjas överlämna den påbörjade arbetsmiljöplanen och uppgifter om arbetsmiljöarbetet i övrigt till Bas-U, och enligt 11 kap. 15 § ska överlämningen ske på ett strukturerat sätt. Samma ordning gäller vid byte av samordnare under projektets gång.

Föreskriften kräver en strukturerad överlämning. Hur den praktiska genomgången läggs upp – mötesform, deltagare och agenda – är däremot något projektet självt bestämmer. Ett genomarbetat överlämningsmöte med rätt underlag ger Bas-U direkt tillgång till de bedömningar som redan gjorts, så att samordningen i utförandet kan bygga vidare på dem från första dagen.

När överlämningen ska ske

Överlämningen ska vara genomförd innan det första byggnads- eller anläggningsarbetet påbörjas. I praktiken innebär det att den bör ligga så nära produktionsstart att arbetsmiljöplanen speglar de faktiska förutsättningarna, men med tillräcklig marginal för att Bas-U ska hinna ta emot, komplettera och kommunicera planen till de entreprenörer som ska etablera sig.

Innan Bas-P lämnar över ska de uppgifter som är kända vid tidpunkten ha arbetats in i planen. Det betyder att förberedelserna börjar långt före själva mötet: projektörernas skriftliga underlag om kvarstående allvarliga risker ska vara sammanställda, och de val som gjorts i projekteringen ska vara möjliga att redovisa.

Vem deltar och vad som gås igenom

Överlämningen sker mellan Bas-P och Bas-U, men det är ofta värdefullt att byggherrens representant deltar. Byggherren ansvarar för att överlämningen genomförs och för att det är klargjort hur fortsatt projektering ska lämna arbetsmiljöinformation till Bas-U. När byggherren är med kan öppna frågor få en ägare och ett datum direkt.

En praktisk agenda brukar täcka samma frågor oavsett projektets storlek:

• den aktuella arbetsmiljöplanen och vilka revideringar som gjorts senast
• valda tekniska lösningar, kvarstående risker och komplexa moment som kräver särskild uppmärksamhet
• tidplanens huvuddrag och de beroenden som påverkar arbetsordningen
• verksamheter på eller intill platsen som påverkar eller påverkas av arbetet
• hur fortsatt projektering ska lämna information vidare
• underlag för framtida arbeten i byggnaden eller anläggningen

För varje punkt dokumenteras vad som är avgjort och vilka risker eller frågor som behöver följas upp. En känd kvarstående risk får en planerad åtgärd, och en öppen fråga får en namngiven ägare och ett datum för återkoppling.

Kvarstående risker och komplexa lösningar

Projektörerna ska enligt 6 kap. 8 § skriftligt redovisa de allvarliga arbetsmiljörisker som kvarstår i byggskedet, och Bas-P sammanställer underlagen. Vid överlämningen är det dessa underlag som gör riskbilden begriplig för Bas-U. En risk som bara finns omnämnd i en ritningsnotering är svår att samordna; samma risk beskriven med orsak, vald åtgärd och kvarstående fråga går att arbeta vidare med.

För komplexa lösningar – till exempel samverkande konstruktioner, geotekniska förhållanden eller installationer som kräver särskilda arbetsmetoder – behöver beskrivningen vara utförlig nog för att Bas-U ska förstå vad som är avgjort och vad som fortfarande är under projektering.

Fortsatt projektering efter överlämningen

Projekteringen slutar sällan vid överlämningen. Enligt 2 kap. 24 § ska byggherren se till att det är klargjort hur och när ytterligare projekteringsunderlag och arbetsmiljöinformation överlämnas till Bas-U när projekteringen fortsätter. Bas-P fortsätter att samordna projekteringens arbetsmiljöfrågor, och ny eller ändrad projektering ska sammanställas och lämnas till Bas-U så att arbetsmiljöplanen kan uppdateras.

Det är därför klokt att redan vid överlämningsmötet bestämma kanalen för detta: vem hos projektörerna som lämnar underlag, till vem de går och hur Bas-U bekräftar att informationen tagits emot och arbetats in i planen.

Dokumentation för framtida arbeten

Överlämningen är också rätt tillfälle att klargöra hur arbetsmiljödokumentationen för framtida arbeten ska färdigställas. De ställningstaganden och riskbedömningar som gjorts under projekteringen är underlag för den dokumentation som enligt 10 kap. 5–6 §§ ska följa byggnaden eller anläggningen in i bruksskedet. När Bas-U känner till vad som samlats in, och vad som återstår, kan informationen kompletteras löpande under byggtiden. Artikeln om arbetsmiljödokumentation för framtida arbeten beskriver innehållet närmare.

Bekräfta mottagandet och följ upp ändringar

Som praktisk rutin kan parterna dokumentera vilka underlag som tagits emot och vilka kompletteringar som återstår. Bas-U behöver kunna ställa frågor och begära kompletteringar innan produktionen startar. Ändringar efter överlämningen – nya entreprenörer, ändrad tidplan, kompletterande projektering – hanteras genom samma ordning: informationen sammanställs, lämnas över och arbetas in i arbetsmiljöplanen.

Rollerna vid överlämningen

Vid överlämningen tar varje roll sin del av arbetet vidare. Byggherren ser till att överlämningen sker och att förutsättningarna finns. Bas-P svarar för att den påbörjade planen och de kända uppgifterna är inarbetade och lämnas vidare. Bas-U tar emot, kompletterar och samordnar arbetsmiljöarbetet i utförandet. Artikeln om Bas-P och Bas-U – två roller med ansvar i olika skeden beskriver hur rollerna förhåller sig till varandra.

Mall för överlämningsmötet

BAMS har tagit fram en ifyllbar mall för överlämning Bas-P–Bas-U som samlar mötets praktiska frågor på tre sidor: vilka underlag som lämnas, vilka risker och komplexa lösningar som gås igenom, vilka öppna frågor som finns och vem som svarar för dem med datum för återkoppling. Mallen har elva formulärfält som fylls i direkt i PDF-läsaren. Ladda ner filen, fyll i den under eller efter mötet och spara en egen kopia under ett nytt namn, så att den tomma mallen ligger kvar till nästa projekt. Använd den som agenda för genomgången och som protokoll över vad som överlämnats.

Stöd för överlämningen

De praktiska vägledningarna för Bas-P och Bas-U går igenom respektive rolls arbete steg för steg. I BASYS Bas-P samlar ni projekteringens riskunderlag och den påbörjade arbetsmiljöplanen. BASYS Bas-U stödjer sedan samordning, klartecken och uppföljning under utförandet. Underlagen hjälper rollerna att föra arbetsmiljöarbetet vidare genom projektet. Guiden Så fungerar överlämningen mellan Bas-P och Bas-U i BASYS visar hur underlag, öppna frågor och ansvar förs vidare mellan rollerna.

Källor

Artikeln bygger på Arbetsmiljöverkets AFS 2023:3, särskilt 11 kap. 15 § om överlämning av arbetsmiljöplanen och arbetsmiljöarbetet, 2 kap. 23–24 §§ om överlämning och fortsatt projektering, 3 kap. 18 § och 4 kap. 26 § om samordnarnas uppgifter vid överlämning samt 6 kap. 8 § om projektörernas skriftliga underlag. Mötesupplägget och agendan är praktiska tillämpningar av dessa krav.